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31/03/2020

Gestão de tempo em oficina: como gerenciar e aumentar a produtividade?

Gestão de tempo e produtividade são dois termos que vêm sendo utilizados cada vez mais entre empresas dos mais diversos portes, principalmente quando relacionado a melhoria contínua e crescimento, e não poderia ser diferente para as oficinas. A gestão de tempo em oficina é um ponto crucial que deve ter muita atenção por parte do dono ou responsável por ela, pois, com a identificação e modificação de alguns pontos específicos, é possível atingir um nível de produtividade superior ao registrado quando as coisas não são feitas de forma controlada.

 A administração da oficina pode trazer diversos benefícios, afinal, fazendo um controle financeiro rígido, a partir dos custos fixos e variáveis, folha de pagamentos, estoques, entradas e saídas de veículos para conserto, investimentos, entre diversas outras variáveis, pode significar uma relevante diferença no balanço de pagamentos ao final do mês ou do período. No entanto, isso não é tudo que deve ser controlado e verificado, a seguir, iremos falar sobre alguns dos pontos que podem (e devem) ser analisados dentro da sua oficina.

Características cruciais da gestão de tempo em oficina

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Para gerir o tempo de maneira mais adequada e aumentar a produtividade da oficina é importante levar em conta alguns pontos. A seguir, veja alguns deles:

Tipo do serviço a ser feito 

É muito importante saber identificar de forma certeira qual o tipo de conserto a ser feito, os quais são divididos em três categorias: urgência, pouco urgente, não urgente. Saber fazer essa identificação faz com que o cronograma de trabalho possa ser feito de maneira efetiva, sem gastar tempo desnecessário e sem atrapalhar o fluxo de trabalho.

 Delegar trabalho 

Saber delegar para as pessoas corretas, com as habilidades e conhecimentos específicos para cada tipo de serviço é essencial para a produtividade.

Manter a atenção

Muitas vezes gastamos muito tempo fazendo pequenas atividades, como olhar o celular ou responder uma mensagem. Restringir o uso de aparelhos móveis pode ser uma boa forma de aumentar a produtividade.

Organização da oficina

A organização da oficina é um dos pontos mais importantes para atingir maior produtividade, pois muitas vezes é difícil encontrar equipamentos, ferramentas e peças espalhadas por todos os lados. Veja alguns exemplos:

  • Guardar ferramentas complementares sempre próximas.
  • Limpar os equipamentos após o uso e guardar sempre no mesmo lugar.
  • Controlar o estoque de peças e acessórios utilizados no dia a dia por, pelo menos, duas vezes ao mês.

Outra forma de organização é formando grupos de trabalho inteligentes, ou seja, juntar funcionários com características complementares em pequenos grupos para cada tipo de trabalho, assim os conjuntos de trabalhadores podem resolver todos os problemas de uma só vez, sem deixar o carro em espera para que o próximo especialista esteja disponível.

Metas de produtividade

Definir metas de produtividade alcançáveis para os funcionários que mais se destacarem pode fazer com que uma competição sadia aconteça entre eles. Desta forma, os funcionários irão se esforçar para manter-se produtivos em prol da oficina.

Equipamentos e Infraestrutura 

Manter os equipamentos da oficina em dia, e em quantidades e variedades suficientes para cumprir todas as demandas que a oficina recebe também faz parte da melhora de gestão de tempo em oficina. Não adianta querer que alguém improvise algum trabalho utilizando equipamentos inadequados!

Além disso, é importante que todos passem por inspeções periódicas e que os funcionários sejam incentivados a avisar caso algo não esteja de acordo com as normas. A seguir vamos explorar algumas opções para organizar e equipar melhor sua oficina.

Escritório

É muito importante separar um espaço – a parte da oficina – para ser o escritório, pois lá todo o planejamento estratégico, cronogramas e etapas administrativas serão feitas. Possuir uma bancada com gaveteiro duplo e tampo de pinus onde se pode guardar documentos, notas e contratos é essencial para uma boa organização. Desta forma nada é perdido e tudo sempre será localizado quando necessário.

Oficina

Como mencionado anteriormente, a oficina necessita que as ferramentas adequadas estejam próximas dos equipamentos e dos grupos de trabalho que às esteja utilizando. Uma ótima opção é possuir uma bancada móvel com painel perfurado retrátil, assim podendo movê-la para onde necessitar, organizando as ferramentas dentro dela.

Possuir um painel de ferramentas aberto também pode economizar tempo e aumentar a produtividade da oficina. Com esta opção, além das ferramentas, é possível fixar cartazes com informações, cronogramas e o planejamento semanal para que os funcionários possam ter de fácil acesso o seu cronograma de tarefas.

Todas as dicas sobre gestão de tempo em oficina mencionadas aqui são focadas em aumentar a sua produtividade, além disso, tem extrema influência positiva aos colaboradores e clientes. Preparado para fazer a sua parte? 

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